Secretária executiva – Sorocaba

Descritivo da vaga

– Organizar e manter atualizada a agenda de executivos, coordenando reuniões, eventos e compromissos.

– Garantir que o tempo dos executivos seja otimizado, evitando conflitos de horários.

– Atender chamadas telefônicas e gerenciar e-mails, filtrando informações importantes e respondendo conforme necessário.

– Redigir, revisar e enviar correspondências oficiais.

– Agendar reuniões, preparar pautas e distribuir documentos relevantes.

– Registrar atas de reuniões e acompanhar as ações necessárias.

– Coordenar viagens de negócios, incluindo reserva de passagens, hospedagem e transportes.

– Preparar itinerários detalhados e assegurar que todos os documentos necessários (visto, passaporte, etc.) estejam em ordem.

– Organizar e manter documentos, contratos e relatórios, tanto físicos quanto digitais.

– Garantir a confidencialidade de documentos sensíveis, bem como sobre informações estratégicas da empresa e assuntos pessoais do executivo.

– Apoiar na execução e acompanhamento de projetos, garantindo que prazos sejam cumpridos e tarefas sejam concluídas.

– Colaborar na preparação de relatórios e apresentações.

– Realizar atividades administrativas, como preparar relatórios de despesas, pedidos de compras e controlar o fluxo de caixa.

– Auxiliar na contratação de serviços terceirizados e fornecedores.

– Receber visitantes e clientes, garantindo um bom atendimento e direcionamento dentro da empresa.

– Gerenciar salas de reuniões e o ambiente de trabalho.

– Apoiar o executivo em questões pessoais, como agendar consultas, organizar compromissos familiares, entre outros. (agendamento de maquiagem, cabelo, unha e roupas)

– Agendamento de restaurantes

O que esperamos de você:

• Ensino Superior em Administração, Gestão de Pessoas, Serviço Social e Secretariado;
• Domínio das novas tecnologias de trabalho (Asana, Google Meet, Zoom, entre outras ferramentas do Google);
• Ter exercido a função anteriormente, tendo trabalhado diretamente com a Diretoria, CEO, Presidente, Vice – Diretor, Vice-presidente (cargos de alta gestão);
• Disponibilidade de horário.

Como você irá contribuir:

• Prestar apoio total à empresa e a CEO;
• Organizar agenda, correspondências, comunicados e outros documentos;
• Administrar compromissos, horários de reuniões e viagens.

OBS: VAGA PRESENCIAL PARA SOROCABA OU ZONA SUL DE SÃO PAULO