para o cargo de ASSISTENTE EXECUTIVA – São Paulo

IMPORTANTE: A fluência no idioma japonês é um requisito essencial para a posição.

Descrição Sumária:

Atuar como apoio fundamental ao Presidente e ao Vice-Presidente, assessorando-os no desempenho de suas funções. Gerenciar informações, auxiliar na execução de tarefas administrativas e participar de reuniões. 

Fornecer suporte à Diretoria Executiva por meio de traduções de e-mails e documentos em japonês, além de realizar tradução simultânea em videoconferências com o Japão quando solicitado.

Tarefas detalhadas:

• Facilitar a comunicação internacional: Manter comunicação eficiente com todas as partes envolvidas, incluindo a Administração da Japan House São Paulo e outros parceiros internacionais.

• Tradução e interpretação: Realizar traduções de e-mails e documentos em japonês e inglês, e fornecer tradução simultânea em videoconferências, garantindo a precisão e clareza da comunicação.

• Preparação de reuniões: Preparar agendas e atas de reuniões, assegurar que todos os participantes estejam cientes dos pontos discutidos e das ações a serem tomadas. Gerenciar as agendas dos executivos e marcar reuniões, garantindo o uso eficiente do tempo e recursos. Coordenar a logística das reuniões, incluindo a reserva de salas e organização de equipamentos necessários.

• Organização de viagens: Planejar e coordenar viagens e compromissos do superior direto e da Administração JHSP, incluindo reserva de passagens, hospedagem e transporte. Preparar itinerários detalhados e fornecer suporte logístico durante as viagens.

• Gerenciamento de documentos: Organizar e arquivar documentos e correspondências, garantindo a confidencialidade e o acesso eficiente às informações. Manter um sistema de arquivamento eletrônico e físico atualizado.

• Ponto de contato: Atuar como ponto de contato entre executivos, funcionários, clientes e outros parceiros externos, gerenciando o fluxo de informações de maneira precisa e em tempo hábil.

• Relatórios de despesas: Reunir as despesas diárias e preparar relatórios semanais, mensais ou trimestrais, conforme solicitado.

• Coordenação de eventos: Auxiliar na organização e coordenação de eventos corporativos e reuniões estratégicas, garantindo que todos os detalhes sejam cuidadosamente planejados e executados.

• Participação em projetos: Participar de projetos especiais e iniciativas estratégicas conforme solicitado pelo superior direto, fornecendo suporte administrativo e gerencial conforme necessário. 

• Execução de tarefas adicionais: Executar outras tarefas relacionadas ao cargo conforme determinado pelo superior imediato, garantindo flexibilidade e prontidão para atender às necessidades da Diretoria Executiva.

Escolaridade: Curso superior completo em Secretariado Executivo, Letras, Administração ou áreas afins.

Habilidades técnicas:

Japonês Fluente;

Inglês Fluente;

Espanhol Desejável

Português Fluente;

Conhecimento intermediário no Pacote Office (Word, Excel e PowerPoint)

Competências comportamentais:

Raciocínio de agilidade;

Atendimento ao Cliente;

Comunicação;

Dinamismo e pronto atendimento;

Iniciativa e espírito de equipe;

Relacionamento interpessoal;

Organização.

Experiência Profissional:

Experiência em tradução simultânea na interpretação de reuniões e conferências multilíngues.

Familiaridade com as rotinas e atividades administrativas e operacionais, incluindo suporte executivo.

Capacidade de lidar com tarefas complexas e manter a eficiência em um ambiente dinâmico e exigente.

Superior Imediato:

Presidente e / ou Vice-Presidente