Analista de Documentação – Caucaia

Atuar no gerenciamento, apoio e execução de atividades do núcleo de arquivo técnico ou núcleo de gestão documental.

Principais Responsabilidades

Realizar assessoria, acompanhamento, e apresentação de dados estatísticos sobre o andamento da emissão dos documentos de projeto;

Coordenar atividades internas do Núcleo de Arquivo técnico ou gestão documental;

Planejar e acompanhar as atividades e demandas recebidas pelo cliente;

Apresentar dados estatísticos de volumetria tratada, atendimento e demais processos e entregas relacionadas;

Prover treinamento para os novos colaboradores e integrantes da equipe do posto de serviço nas Normas PB e sistemas em uso, nas práticas de documentação, instruções de trabalho e procedimentos de gestão documental a serem atendidos;

Levantar e mapear o fluxo de documentos, identificando origens e destinos deles, em conjunto com a fiscalização de campo e coordenadores de projetos;

Planejar e implementar o cronograma de gestão de documentos, conforme plano de documentação e quantitativo de documentos a serem fornecidos pelo cliente;

Planejar e implementar controle de qualidade da documentação recebida, em conformidade com as orientações e planos de qualidade do cliente;

Analisar os documentos quanto a formatação, codificação, visando fazer a verificação de qualidade dos documentos emitidos para o projeto;

Criar, revisar e complementar o Plano de Gestão Documental da Implementação de Projeto ou Núcleo de Documentação Técnica de Áreas de Negócio;

Participar de reuniões de abertura de contrato com a projetista – Kick-off Meeting – KOM de Projeto;

Atender solicitações gerenciais com informações sobre a documentação de projeto;

Realizar apresentações com dados estatísticos e informações sobre o andamento das atividades de emissão de documentos técnicos do projeto;

Elaboração de procedimento para orientação à Contratada;

Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do cliente;

Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos serviços de documentação técnica e administrativa, observando as cláusulas do contrato;

Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e com o cliente;

Elaborar relatório mensal com as atividades realizadas e, em caso de projetos de passivos documentais, com os avanços e marcos;

Organização do acervo físico em unidades diversas do cliente;

Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do cliente;

Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos serviços de documentação técnica e administrativa, observando as cláusulas do contrato;

Emitir relatórios de documentos cadastrados no sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em que a equipe está alocada para acompanhamento da gerência cliente;

Emitir relatórios de acompanhamento de fluxo de comentários de documentos para análise da Gerência cliente;

Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e com o cliente;

Realizar diagnóstico documental e apresentar proposta para organização do acervo;

Organizar a documentação em formato eletrônico, criando taxonomia para os arquivos em local de armazenamento informado pelo cliente, conforme regras e padrões corporativos do cliente;

Atuar na Gestão e arquivamento de atas de reunião, cartas e e-mails de comunicação com as empresas contratadas, garantindo o controle de numeração, controle de emissão/recebimento e arquivamento.

Os CV’s permanecerão em poder da empresa enquanto perdurar o processo seletivo e pelo período adicional de 2 anos, para eventuais processos seletivos futuros, em atendimento a Lei Geral de Proteção de Dados.

• Se você é PCD, essa vaga também é para você.

Requisitos

Escolaridade Mínima:

• Graduação completa em Biblioteconomia ou Arquivologia.

Experiência Mínima

• Desejável 6 anos de experiência em gestão de documentação de engenharia e/ou projetos de gestão documental.

Conhecimentos Mínimos

• Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft completo;
• Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems;
• Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);?
• Experiência em Documentação Técnica de Engenharia;
• Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.300;;?
• Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.301;?
• Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.302 ;?
• Conhecimento da norma ISO 15.489-1;
• Conhecimento das técnicas de organização e gestão documental;?
• Conhecimento das técnicas de gestão de projetos;
• Conhecimento de técnicas de apresentação.?

Outras InformaçõesREQUISITOS

• Possuir CNH B e ter experiência em direção.
• Local de trabalho: Caucaia, CE
• Regime de contratação de tipo: Efetivo – CLT
• Jornada: Período Integral
• Área e especialização profissional: Ciências, Pesquisa – Biblioteconomia
• Nível hierárquico: Analista

Escolaridade Mínima: Ensino Superior

Formação Desejada

• Biblioteconomia, Ensino Superior
• Arquivologia, Ensino Superior

Habilitação para dirigir: B

VALORIZADO

Tempo de experiência: Entre 5 e 10 anos

BENEFÍCIOS

• Plano de Saúde
• Plano Odontológico
• Vale Alimentação ou Refeição
• Vale Transporte
• Seguro de Vida
• Gympass