Secretaria geral – Joinville

Descrição das Tarefas:

A Secretária Executiva é responsável por fornecer suporte administrativo e operacional aos executivos da empresa, garantindo a organização e a eficiência no fluxo de trabalho. Esse profissional atua como um ponto de contato chave, gerenciando informações, agendamentos e comunicações, além de realizar tarefas que otimizem o tempo dos executivos e facilitem a tomada de decisões.

Tarefas e Responsabilidades:

1. Gerenciamento de Agenda:

• Organizar e coordenar agendas dos executivos, agendando reuniões, compromissos e viagens.
• Priorizar eventos e compromissos, garantindo que o tempo dos executivos seja utilizado de maneira eficiente.
• Lidar com mudanças de última hora nos agendamentos e ajustar conforme necessário.

1. Organização de Reuniões:

• Planejar e organizar reuniões, incluindo a preparação de pautas, reserva de salas, coordenação de videoconferências e preparação de materiais de apoio.
• Elaborar atas de reuniões, acompanhar pendências e garantir que ações definidas sejam executadas.

1. Comunicação:

• Atuar como ponto de contato entre os executivos e outros departamentos, clientes, parceiros e stakeholders.
• Filtrar e direcionar comunicações (e-mails, telefonemas, correspondências), assegurando respostas rápidas e apropriadas.
• Redigir, revisar e formatar documentos, relatórios e apresentações.

1. Gestão de Documentos e Informações:

• Manter arquivos físicos e digitais organizados, garantindo fácil acesso e segurança das informações.
• Preparar relatórios, gráficos e apresentações conforme solicitado pelos executivos.
• Realizar controle de documentos confidenciais e sensíveis.

1. Assistência em Viagens:

• Planejar e coordenar viagens de negócios, incluindo reservas de voos, hospedagem, transporte e elaboração de itinerários.
• Preparar e fornecer suporte para documentos de viagem, como vistos e autorizações.

1. Controle de Despesas:

• Gerenciar e controlar despesas dos executivos, incluindo relatórios de despesas de viagens e outros gastos corporativos.
• Ajudar no planejamento e controle de orçamentos do departamento ou projetos específicos.

1. Suporte Administrativo:

• Auxiliar na elaboração de relatórios e análise de dados para apoiar a tomada de decisões dos executivos.
• Gerenciar contratos, faturas e outras documentações administrativas.
• Auxiliar na coordenação de eventos internos e externos, como workshops, treinamentos e eventos corporativos.

1. Gestão de Prioridades:

• Identificar e gerenciar prioridades, garantindo que os assuntos mais urgentes e importantes sejam tratados adequadamente.
• Apoiar os executivos na gestão de tempo e tarefas, ajudando a delegar responsabilidades quando necessário.

1. Relacionamento com Clientes e Parceiros:

• Manter um bom relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores, assegurando uma comunicação profissional e eficiente.
• Preparar materiais e informações para reuniões com clientes e parceiros estratégicos.

1. Apoio Geral:

• Realizar tarefas administrativas diversas, como controle de estoque de materiais de escritório, suporte logístico e manutenção de equipamentos.
• Acompanhar projetos específicos, fornecendo suporte administrativo e ajudando a coordenar ações com outros departamentos